Comment maintenir une communication efficace avec son équipe en télétravail pendant la crise de la Covid-19 ?

Comprendre les spécificités de la communication à distance pendant la crise de la Covid-19

Comprendre les spécificités de la communication à distance pendant la crise de la Covid-19

Au sein d’un contexte sanitaire sans précédent, le recours au télétravail est devenu la norme pour beaucoup d’entreprises. Cette dynamicité soudaine vers le virtuel a mis en lumière les spécificités et les défis que pose la communication à distance. Cet article a pour but d’aider à comprendre ces spécificités pour assurer une communication efficace dans l’ère Covid-19.

La révolution numérique et les outils de communication

La transition vers le télétravail n’aurait pas été possible sans l’utilisation de technologies de communication numérique. Des plateformes telles que Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et Slack sont devenues indispensables. L’acquisition de compétences sur ces outils est nécessaire pour maintenir une communication fluide et efficace.

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Repères pour choisir le meilleur outil de communication:

• Identifiez vos besoins: audio-conférence, vidéo, partage d’écran, messagerie instantanée, etc.
• Evaluez la capacité de chaque outil à répondre à ces besoins.
• Privilégiez des outils qui sont déjà largement utilisés dans votre secteur ou votre entreprise.

Les défis de la communication à distance

La communication à distance pose de nombreux défis liés à la distance géographique, à l’absence de contact physique et à la possible solitude ressentie par les employés.

Quelques défis majeurs de la communication à distance

Foster l’empathie dans la communication à distance

Plus que jamais, l’humain doit être au cœur de la communication en télétravail. Cette période de pandémie pousse chacun à faire preuve d’empathie, de patience et de compréhension. Cette approche humaine pourrait même devenir un nouvel standard de la communication professionnelle post-Covid.

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Trois façons de promouvoir l’empathie dans la communication à distance:

1. Prêtez attention au bien-être de vos collègues et collaborateurs.
2. Encouragez la communication informelle et non strictement professionnelle.
3. Laissez de la place aux émotions et aux ressentis dans les échanges.

Ainsi, malgré la distance, le travail collaboratif peut continuer à fleurir et à se développer. En prenant le temps de comprendre et de maîtriser les spécificités de la communication à distance, chaque entreprise peut susciter le lien, l’empathie et le travail d’équipe, même à travers les écrans.

Les outils technologiques indispensables pour rester en contact avec son équipe en télétravail

Des Logiciels de Communication Synchrone

Les logiciels de communication synchrone permettent à une équipe de discuter en temps réel, ce qui est essentiel pour un travail d’équipe efficace.
Zoom, Microsoft Teams et Google Meet sont des outils de visioconférence qui permettent de tenir des réunions virtuelles. Ces plateformes offrent la possibilité de partager son écran, ce qui facilite le travail collaboratif et la présentation de projets.
Slack, Skype et WhatsApp sont des applications de messagerie instantanée qui offrent la possibilité de créer des groupes de discussion par thème ou par projet, facilitant ainsi la communication entre collègues.

des Logiciels de Communication Asynchrone

Bien qu’une communication en temps réel soit essentielle, il est également important de disposer de moyens de communication asynchrones. Ce type de communication permet d’échanger des informations sans nécessiter une réponse immédiate.
Email reste l’outil de base de cette catégorie. Le logiciel Gmail, par exemple, est largement utilisé en entreprise.
Microsoft Sharepoint et Google Drive permettent de partager des fichiers et de travailler ensemble sur ces derniers. Grâce à ces outils, il est possible de modifier des documents en temps réel et de laisser des commentaires.

Des Outils de Gestion de Projets

Les outils de gestion de projets comme Trello, Asana ou Basecamp sont particulièrement utiles pour le suivi des tâches et des objectifs. Ils offrent une vue d’ensemble de l’avancée du projet et permettent de répartir les tâches entre les membres de l’équipe.

Ainsi, grâce à ces outils technologiques, le télétravail peut être tout aussi productif que le travail en présentiel, à condition de savoir comment les utiliser à bon escient. Prenez donc le temps de vous former et de former votre équipe sur ces différents outils et sur les meilleures pratiques en matière de communication à distance.

Les bonnes pratiques pour une communication efficace en télétravail

1. Utiliser des outils de communication spécifiques

Parmi les adaptations majeures à effectuer, celle des moyens de communication est essentielle. Plusieurs outils professionnels ont prouvé leur efficacité dans ce domaine :

• Zoom : pour des visioconférences de grande qualité
• Slack : pour un échange rapide entre équipe
• Microsoft Teams : pour une collaboration et communication globale

2. Favoriser la communication synchrone

Le télétravail peut être isolant. Favorisez la communication en temps réel pour maintenir un sentiment de proximité entre les membres de l’équipe. Cela peut être réalisé par des appels vidéo, des téléconférences ou encore des discussions instantanées.

3. Séparer les canaux de communication professionnels et personnels

Il est essentiel de différencier votre vie professionnelle de votre vie personnelle lorsque vous travaillez à distance. C’est pourquoi il est recommandé d’avoir un espace de communication dédié à votre vie professionnelle, et un autre pour votre vie personnelle.

4. Établir et respecter des règles de communication

Pour une communication efficace en télétravail, il est impératif d’établir des règles claires. Par exemple :

• Qui peut initier des réunions ?
• Quels sont les horaires pendant lesquels les membres de l’équipe doivent être disponibles ?
• Combien de temps à l’avance une réunion doit-elle être programmée ?

5. Rester attentif et impliqué

La distance peut parfois entraîner une perte d’engagement. Montrez votre attention et votre participation en réagissant aux messages, en posant des questions lors des réunions et en fournissant des commentaires réguliers.

6. Cultiver une bonne posture de communication

La communication n’est pas seulement verbale. Même en ligne, votre attitude compte. Être clairement visible lors des appels vidéo, maintenir le contact visuel et montrer des signes d’acquiescement ou d’écoute active contribuent à une communication efficace.
Dans un contexte de télétravail, ces bonnes pratiques de communication peuvent réduire les malentendus, améliorer les performances de l’équipe et maintenir un climat de travail agréable et productif.

Gérer les défis et les difficultés de la communication à distance durant la crise de la Covid-19

Comprendre les Difficultés de la Communication à Distance

Premièrement, pour remédier à ces difficultés, il faut les comprendre. Le manque de communication non verbale, l’isolement des travailleurs, la difficulté de coordonner divers fuseaux horaires, et la gestion des distractions à domicile sont autant de défis engendrés par le télétravail.

Lever le Défi de la Non-Verbal Communication

Une grande partie de la communication réside dans le non-verbal : gestuelle, ton de voix, expressions faciales. En télétravail, ces nuances peuvent être perdues, ce qui mène à des malentendus.
Zoom, Microsoft Teams et Google Meet offrent la possibilité d’organiser des appels vidéo permettant une interaction plus riche qu’un simple appel téléphonique. Il est aussi utile d’encourager l’usage régulier de la vidéo pendant les réunions pour garder le contact visuel.

Contrer l’Isolement des Travailleurs

Le télétravail peut donner lieu à un sentiment d’isolement. Pour contrer cela, il est crucial de créer une culture d’entreprise solide à travers des rituels quotidiens. On peut, par exemple, commencer chaque journée par un petit rendez-vous virtuel informel avec l’équipe. Les outils comme Slack ou Microsoft Teams sont excellents pour cela.

Gérer les Fuseaux Horaires et les Distractions Domestiques

Quand une équipe est dispersée géographiquement, coordonner tout le monde peut être un défi. Des outils comme World Time Buddy peuvent aider à planifier des réunions en tenant compte de tous les fuseaux horaires.
De même, le travail à domicile peut comporter son lot de distractions. Les outils de gestion du temps comme RescueTime ou Focus Booster peuvent aider à rester concentré.

Améliorer la Communication à Distance

Au-delà des outils technologiques, certaines astuces peuvent aider à améliorer la communication à distance.
– Favoriser la communication ouverte: Encourager les membres de l’équipe à partager leurs idées et leurs préoccupations.
– Rédiger des e-mails clairs et concis: Se faire comprendre dans les e-mails est crucial lorsqu’on travaille à distance.
– Organiser des réunions virtuelles efficaces : Planifier à l’avance, fixer un agenda, et respecter le temps alloué.
– Rester socialement connecté : organisez des moments informels (quiz en ligne, pauses café virtuelles) pour renforcer les liens de l’équipe.
L’adaptation à une nouvelle forme de travail peut s’accompagner de difficultés, mais une communication efficace et bien gérée peut aider à surmonter ces défis.